Effectieve interne communicatie verhoogt de betrokkenheid
Interne communicatie gaat over hoe informatie binnen een organisatie wordt uitgewisseld tussen medewerkers, afdelingen en management. Het doel is om iedereen te informeren, maar vooral ook om een gemeenschappelijk gevoel van missie en waarden te creëren. Een teamgevoel, zeg maar. Een identiteit waar elke medewerker in de organisatie zich in herkent, achterstaat en zich door aangesproken voelt. Wanneer bedrijven hun interne communicatie goed aanpakken, leidt dat vanzelf tot een hogere betrokkenheid en loyaliteit. En zijn tevreden medewerkers niet de allerbeste reclame die een organisatie zich kan wensen?
Hoe je interne communicatie concreet aanpakt
Je interne communicatie op de rails krijgen, is echter geen sinecure. Het vraagt een continue, volgehouden inspanning om het communicatieverkeer met en tussen je medewerkers in goede banen te leiden. Hier alvast enkele aandachtspunten om mee rekening te houden:
1. Creëer een cultuur van openheid en transparantie
Transparantie creëert vertrouwen, maar hoe maak je dat in de praktijk waar? Het begint met een constante informatiestroom tussen management en medewerkers. Leiders moeten niet alleen succesverhalen delen, maar ook uitdagingen en obstakels bespreken. En dat alles op een authentieke en begrijpelijke manier. Dit kan via townhall meetings, vergaderingen waarop medewerkers direct vragen kunnen stellen aan het management, of door regelmatig interne nieuwsbrieven te versturen met updates over de voortgang van het bedrijf.
Een bedrijf dat authentiek communiceert, deelt bovendien niet enkel zijn successen. Het is ook open en eerlijk over uitdagingen en hoe het die (samen) wil aanpakken. Door transparant te communiceren en alle kaarten op tafel te leggen, blijven medewerkers op de hoogte en voelen ze zich betrokken, gewaardeerd en geëngageerd. Zeker in moeilijkere periodes is zo’n open houding een must om de rust te bewaren.
“Een open dialoog met je medewerkers is essentieel voor het opbouwen van vertrouwen.”
2. Stimuleer tweerichtingsverkeer
Interne communicatie is natuurlijk geen eenrichtingsverkeer. Medewerkers moeten ook hun stem kunnen laten horen. Dat kan via enquêtes, feedbacksessies of een digitaal platform waar ze ideeën kunnen delen of suggesties kunnen doen.
Leiderschap speelt hierin een sleutelrol. Volgens John P. Kotter, expert op het gebied van verandermanagement, moeten leiders optreden als change agents en een cultuur van transparantie en vertrouwen creëren. Leiders moeten hiertoe het hiërarchisch kader durven doorbreken, zich tonen op de werkvloer en rechtstreeks informatie delen met de medewerkers. De communicatielijnen hoeven niet altijd via managers en teamleaders te lopen (hoewel die best wel in the loop worden gehouden). Leiders moeten bovendien ook luisteren naar hun teams, informeren naar hun ervaringen en hen betrekken bij besluitvorming. Door zelf het goede voorbeeld te geven én door actief een tweerichtingsverkeer te stimuleren kunnen ze ervoor zorgen dat iedereen geïnformeerd, geïnspireerd en gemotiveerd blijft. Afwachten en gewoon zeggen dat je deur altijd openstaat, volstaat al lang niet meer…
3. Gebruik de juiste tools
Technologie zoals een intranet of samenwerkingstools kunnen helpen om die constante dialoog op gang te houden. Het laat medewerkers toe om zowel formeel als informeel met elkaar en het management te communiceren.
De technologie die je kiest voor interne communicatie kan het verschil maken tussen verwarring en duidelijkheid. Vele bedrijven vertrouwen op digitale platforms zoals Microsoft Teams of laten een eigen intranet ontwikkelen om de informatiestroom efficiënt te beheren. De keuze voor het juiste platform hangt af van de bedrijfsstructuur en de noden van de medewerkers.
Een organisatie met meerdere vestigingen over verschillende landen kan bijvoorbeeld videoconferencing inzetten voor wekelijkse teamvergaderingen. Daarnaast kunnen er chatkanalen ingericht worden voor directe, informele communicatie tussen afdelingen, wat de samenwerking bevordert. Een goed voorbeeld is ook het gebruik van ‘push notifications’ via mobiele apps om belangrijke bedrijfsupdates direct naar alle medewerkers te sturen. Zo blijft iedereen in real-time op de hoogte, ook als ze niet achter hun bureau zitten.
4. Zorg voor consistentie in de boodschap, ook naar buiten toe
Een bedrijf dat intern één verhaal vertelt, moet dit verhaal ook extern vertellen. Wanneer medewerkers precies weten welke boodschap het bedrijf extern uitdraagt, kunnen ze deze consistent overbrengen naar klanten en partners, en optreden als betrouwbare en geloofwaardige ambassadeurs van je bedrijf. Je interne en externe communicatie op één lijn brengen en houden is dan ook iets om over te waken. Ontstaat er een discrepantie tussen wat medewerkers denken en wat klanten te horen krijgen, kan dat voor verwarring zorgen. En niet enkel intern…
Wat levert het je op?
Bedrijven die hun interne communicatie goed aanpakken, plukken daar al snel de vruchten van. Intern en extern.
- Grotere betrokkenheid van medewerkers
Betrokken medewerkers zijn productiever en voelen zich verantwoordelijk voor het succes van de organisatie. Dit versterkt ook hun rol als ambassadeur naar buiten toe.
- Betere samenwerking en efficiëntere bedrijfsprocessen
Open communicatie bevordert de samenwerking tussen afdelingen en versnelt het oplossen van problemen, wat leidt tot efficiëntere bedrijfsprocessen.
- Sterkere merkconsistentie
Wanneer medewerkers de interne boodschap begrijpen, dragen ze deze extern sterker uit. Effectieve interne communicatie versterkt dus de externe communicatie en zorgt voor een consistente merkbeleving, ook bij klanten en partners.
